Контроль над проектом ®ICON3-PrG

Такого рода проблема (удержание под контролем) возникает в том случае, когда проект является достаточно сложным и масштабным. В качестве примера мы будем использовать инновационный научный проект «Практическое использование ионов Скулачева», в котором участвует больше 200 ученых, врачей, предпринимателей и юристов, объединенных более чем в 30-ти исследовательских, медицинских и экспертных группах, расположенных в разных регионах России и за рубежом.
Выражение «удержание под контролем» - калька с английского «keeping under control» - означает форму осуществления власти над тем или иным объектом, что выражается в возможности влияния на этот самый объект. Иными словами, это то, что способно обеспечить достижение поставленной цели. Из этого следует, что для обеспечения контроля надо эту цель обозначить и четко сформулировать. И после этого контроль будет сводиться к отслеживанию отличий того, что есть, от того, что запланировано (определено как цель), и побуждению исполнителей к действиям, которые смогут обеспечить движение в нужном направлении. Эта задача не так проста, как может показаться.
Во-первых, потому, что проекты, о которых идет речь, имеют множество участников по всей стране и миру. Во-вторых, у них может быть непростая организационная структура. Кроме того, они связаны с огромным потоком сложной информации, которую нужно собрать, выверить и проанализировать.
Необходимо обозначить цель, определить последовательность задач для ее достижения, выяснить, что нужно предпринять для решения той или иной задачи, кто будет эти работы проводить, какие ресурсы для этого нужны и где эти ресурсы взять. Кроме того, необходимо иметь представление о результатах той или иной работы, обладать видением всей ситуации, т.е. информацией о состоянии проекта, причем сведения о результатах деятельности должны быть представлены в форме отчетных документов.
Разрешение всех перечисленных проблем возможно с помощью инновационной технологии ®ICON3-PrG (®Icon3 Project Governance).
Объектом контроля в технологии ®ICON3-PrG, являются не отдельные участники проекта, а система целей, задач, работ и ресурсов, причем вся деятельность в рамках проекта направлена на преодоление несоответствия между текущим состоянием проекта и обозначенной целью, т.е. все проводимые работы оказываются взаимосвязанными и целенаправленными, а значит результативными.
Технология ®ICON3-PrG поддерживает четкую структуру управления и распределения ответственности.

• Центральный аппарат проекта осуществляет постановку целей, контроль их достижения и принятие управленческих решений.

• Менеджер определяет последовательность задач, занимается подготовкой отчетов для центрального аппарата и распределяет ресурсы.

• Ответственный за выполнение задачи назначает конкретных исполнителей работ, осуществляет контроль их деятельности и готовит отчеты о выполнении задачи.

• Исполнитель работ готовит отчеты о состоянии выполняемых работ и использовании ресурсов.

Таким образом, каждому из участников проекта отводится своя роль. Место участника в структуре определяет круг его ответственности. В результате каждый работает над решением своей задачи, но все участники объединены общей целью, т.е. образуют целостную систему.

Теперь перейдем к описанию структуры технологии ®ICON3-PrG. Она состоит из следующих элементов (или подсистем):

• Интернет-портал, который предоставляет пользователям технологии доступ к сведениям о проекте. Доступ осуществляется в соответствии с местом пользователя в структуре, т.е. в зависимости от уровня его компетенции. Вход в систему возможен только при наличии пароля. Интернет-портал содержит отчетные формы, предназначенные для заполнения, изменения и предоставления в единую базу данных. Кроме того, портал позволяет создавать запросы для получения сведений из базы данных.

• Хранилище, которое позволяет консолидировать полученные отчеты в единой базе данных, анализировать консолидированную информацию и контролировать доступ к сведениям о проекте.

• Административная подсистема, которая производит настройку всех процессов, в том числе сбора и консолидации данных, устанавливает регламент предоставления отчетов, управляет правами доступа и осуществляет ведение организационной структуры.

Рассмотрим структурные элементы технологии ®ICON3-PrG с точки зрения их возможностей, т.е. функций.

Интернет-портал.
На портале публикуются шаблоны отчетных форм для заполнения.

Рис. 1. Публикация отчетных форм на Интернет-портале

Здесь же помещается требование заполнить эти формы (такое же требование пользователи автоматически получают по электронной почте). Редактирование форм осуществляется через интерфейс электронных таблиц, которые приближены по виду и функциональности к стандартным офисным электронным таблицам. На рисунке 2 представлен пример заполненной отчетной формы.

Рис.2. Отчетная форма

 

При заполнении форм контролируются форматы вводимых данных и поддерживается работа со справочниками (т.е. заданными списками возможных значений или характеристик). Редактирование отчетных форм возможно при отсутствии постоянного подключения к Интернету.
После того, как пользователь заполнил форму, система осуществляет ее проверку, причем производится проверка как смысла, так и форматов данных. Набор правил, позволяющих осуществлять автоматическую проверку, является настраиваемым. Предупреждения и ошибки заполнения выводятся в журнал ошибок.
Каждая заполненная форма должна быть подписана тем, кто ее редактировал, т.е. ответственным лицом (иначе дальнейшие действия автоматически блокируются). Затем отчетная форма отправляется в центральную базу данных. При этом требуется ввод имени пользователя и пароля для доступа к базе данных. Затем форма передается для консолидации в хранилище, а в журнале информации делается запись о поступлении отчетной формы. Кроме того, система выделяет из формы объекты для помещения в реестр (возможности реестра описаны ниже).
Технология ®ICON3-PrG позволяет информировать пользователей о регламенте сбора данных. Для этого пользователям по электронной почте рассылаются уведомления, те же уведомления публикуются на Интернет-портале. Кроме того, ведется автоматический журнал подтверждения уведомлений.
Портал позволяет участникам проекта (в соответствии с уровнем их полномочий) запрашивать информацию, содержащуюся в базе данных, и получать в режиме “On-line” аналитические отчеты о проекте. Запрос предусматривает возможность определения критериев отбора информации, настройки внешнего вида отчета, просмотра и пересчета результатов предыдущих отчетов.
Пример запроса представлен на рисунке 3, где видно, что атрибуты информации определяет тот, кто ее запрашивает, выделяя характеристики, которые его интересуют. Система выбирает из консолидированной в базе данных информации ту, которая соответствует критериям запроса.  

Рис. 3. Запрос информации

 

 После этого пользователь получает нужные ему сведения в форме аналитического отчета. Пример такого отчета представлен на рисунке 4.

Рис. 4. Пример аналитического отчета

Хранилище
Эта подсистема состоит из двух компонентов:
1. База данных, в которой консолидируются полученные отчетные формы. Это предусматривает их проверку в режиме "On-line" и ведение журнала консолидации.
2. Реестр, который является ключевым элементом технологии ®ICON3-PrG. Реестр представляет собой совокупность сведений о проекте. Однако нужно обратить внимание на то, что это не просто перечень имеющихся данных.
Во-первых, каждый объект, о котором имеется какая-либо информация (даже однажды упомянутый), попадая в реестр, получает уникальный номер, с помощью которого можно этот объект найти. Это немаловажно, если учесть, что участники проекта имеют дело с огромным количеством информации. Кроме того, каждый компонент проекта (исполнитель, работа, объект исследования и т.д.) может упоминаться в нескольких (а иногда и в очень многих) документах. Возможности реестра позволяют пользователю получить все имеющееся данные об интересующем его объекте, т.е. участник проекта может быть уверен в том, что не упустит важную информацию. К тому же, такой способ организации данных позволяет значительно ускорить их поиск: пользователю достаточно обозначить искомый объект (например, использование какого-либо ресурса) – и он узнает все имеющиеся о нем сведения.
Информация в реестре структурирована в соответствии с концепцией управленческих ситуаций. Это означает, что каждая составляющая проекта, попадая в реестр, помимо уникального номера, получает еще и определенный статус, соответствующий месту этой составляющей в триаде:

В качестве субъекта контроля может выступать любой участник проекта из описанной структуры (центральный аппарат, менеджер, ответственный за выполнение задачи, исполнитель), объектом является то, на что субъект каким-то образом влияет, или то, на что направлены его действия (например, в инновационном научном проекте в качестве объекта может выступать технология лечения какой-либо болезни или определенный использованный в рамках проекта ресурс), и, наконец, отношение – это то, что связывает субъект с объектом (проводимые и законченные работы, поставленные и решенные задачи и т.д.).
Таким образом, способ организации и анализа данных в реестре позволяет отслеживать достижение намеченной цели, что, как уже было отмечено, является одним из обязательных условий осуществления контроля. Еще один механизм для такого отслеживания – возможность установления контрольных параметров, т.е. тех характеристик, которые описывают планируемую ситуацию и определяются при формулировании цели. Контроль достижения цели осуществляется путем сравнения этих параметров с имеющимися данными.
Поскольку реестр является фундаментальным звеном технологии ®ICON3-PrG, именно здесь начинается осуществление всех основных операций, таких как запрос информации, постановка задач, их изменение и структурирование, определение цели и др.

Административная подсистема
Как следует из названия, эта подсистема руководит деятельностью остальных элементов технологии ®ICON3-PrG.
Это означает, во-первых, ведение организационной структуры проекта, т.е. добавление, изменение, удаление и изменение статуса (уровня подчиненности) того или иного пользователя технологии.
Во-вторых, в этой подсистеме определяется состав справочников (классификаторов), которые затем используются при заполнении отчетных форм.
Кроме того, административная подсистема настраивает права доступа тех или иных пользователей к шаблонам отчетных форм, к информации из центральной базы данных и к ресурсам системы.