Сбор и консолидация данных ®ICON3-C&C

Сбор информации из распределенных источников и консолидация полученной информации в единой базе данных – процессы, которые во многом определяют контроль над бизнесом в крупных организациях (как государственных, так и частных). Но, как правило, эффективная организация этих процессов связана с целым рядом серьезных проблем.
Представим себе крупную компанию, с множеством подразделений и филиалов по всей стране (и за рубежом). Каким образом руководство такой компании может быть вовремя обеспечено необходимой ему информацией, которая бы соответствовала действительности и была предоставлена в удобной форме? Эти вопросы – лишь небольшая часть тех проблем, с которыми сталкивается руководство крупных компаний, когда для принятия управленческого решения у него возникает потребность в получении той или иной информации из различных подразделений.
Компания Verysell Иконтри предлагает собственное оригинальное решение проблем, возникающих в связи со сбором и консолидацией данных.
Эффективность нашей технологии ®ICON3-C&C (®Icon3 Collection and Consolidation) объясняется тем, что она позволяет осуществлять централизованный контроль над всеми процессами, связанными со сбором и консолидацией информации, а также над самими собираемыми данными. Рассмотрим, с помощью каких средств и механизмов это достигается.
На основе технологии ®ICON3-C&C специалисты Verysell Иконтри создают информационные системы, масштаб которых может быть различным: от отдельных организаций до глобальных систем национального уровня. Сбор данных в этих системах ведется с помощью определенного набора форм, т.е. шаблонов для заполнения. Состав форм варьируется в зависимости от потребностей той или иной организации, причем открытость информационных систем ®icon3 позволяет модифицировать эти формы, наращивая или сокращая набор атрибутов собираемой информации без изменения программного обеспечения. Существенно, что состав требуемых данных определяется руководством организации, т.е. структура форм устанавливается центром, а их содержание предоставляется надлежащими исполнителями.
Это возможно благодаря наличию в технологии ®ICON3-C&C механизма запросов. Процесс сбора информации начинается с запроса руководства, где указаны необходимые на данном этапе данные, которые требуется предоставить. Ниже будет подробнее описано, как это происходит.
Отметим, что такой способ организации сбора данных позволяет учитывать все аспекты информации (правовой, технический, финансовый), которые требуются для принятия управленческого решения. Кроме того, в технологии ®ICON3-C&C поддерживается возможность предоставления данных в различных видах, в том числе в форме видео и аудио файлов.
Информационные системы ®icon3 позволяют осуществлять контроль соответствия поступающей информации установленным правилам и ограничениям (в английской терминологии это называется compliance). Прежде всего, это связано с наличием централизованной системы ведения НСИ (нормативно-справочной информации), которая используется при заполнении форм участниками процесса сбора. Состав этих справочников подчинен единому регламенту, установленному руководством и согласованному с участниками сбора, и унифицирован во всех подразделениях организации, т.е. справочники имеют одинаковый состав данных и одинаковые реквизиты. За счет грамотно построенной системы НСИ в организации создается единое информационное пространство, позволяющее обеспечить достоверность и непротиворечивость справочных данных. Такая система ведения НСИ обеспечивает содержательную полноту функционирующих справочников. Кроме того, технология ®ICON3-C&C позволяет изменять состав справочников как «сверху» (по инициативе центра сбора), так и «снизу» (по запросу пользователя, предоставляющего данные). Необходимость такого изменения может возникнуть, например, если ранее установленный состав НСИ не охватывает всех отображаемых объектов.
Технология ®ICON3-C&C обеспечивает централизованный контроль самого процесса сбора данных. Она обладает целым рядом механизмов, автоматически отслеживающих заполнение форм пользователями и координирующих все операции сбора.
Взаимодействие между участниками процесса сбора данных осуществляется через обращение к Интернет-порталу. Портал представляет собой единую точку доступа к информации. Здесь публикуются формы для заполнения, сюда предоставляются данные, через портал выдаются запросы. При этом немаловажно, что работа с порталом возможна и без постоянного подключения к Интернету (см. Рисунок 1).

Рис. 1. Доступ к Интернет-порталу

Рассмотрим, как происходит процесс сбора данных в технологии ®ICON3-C&C.
Сначала пользователь из центрального аппарата управления запрашивает перечень источников данных, т.е. список организаций, которые будут участвовать в сборе информации. Затем он указывает, какие формы следует заполнить и ограничивает время на их заполнение. Система выбирает нужные формы, публикует их на Интернет-портале и рассылает пользователям по электронной почте информацию о начале сбора.

Рис. 2. Публикация форм для заполнения на Интернет-портале

Участники процесса заполняют требуемые формы.

Рис. 3. Пример заполненной отчетной формы

После этого формы автоматически проверяются на предмет таких ошибок, как незаполненные поля, заведомо неправильные значения (например, отрицательная цена) и т.д. Затем пользователь «подписывает» форму и отправляет ее в центр сбора. Здесь присланная информация опять проверяется (на этот раз на предмет ошибок «содержания») и загружается в хранилище. После этого пользователь получает электронное уведомление об успешном приеме отправленных им данных.
Хранилище представляет собой единую базу консолидированных данных. Эта подсистема позволяет контролировать непротиворечивость информации, поддерживает ее актуализацию и ведение истории изменения данных.
Помимо Интернет-портала и хранилища, в структуре технологии можно выделить еще два структурных элемента: клиент сбора и сервер приложений.
Клиент сбора представляет собой приложение, с помощью которого пользователь может вводить, изменять и сохранять данные. Форматы и значения вводимых данных контролируются автоматически. Кроме того, эта подсистема позволяет пользователю просматривать отчетность. Связь клиента сбора с центром осуществляется, как правило, через Интернет-портал. Однако если подключение к Интернету невозможно, связь может осуществляться путем передачи файлов по электронной почте или иным способом.
Сервер приложений управляет работой хранилища и Интернет-портала, а также организует прием и передачу отчетных форм в единую базу данных.
Описанная структура технологии ®ICON3-C&C представлена на рисунке 4.

Рис. 4. Структура технологии ®ICON3-C&C

Возможности технологии не ограничиваются сбором и консолидацией данных. Не менее важно и то, что сведения, содержащиеся в базе данных, пользователь (в зависимости от установленных для него прав доступа к информации) может запрашивать и получать в виде отчетных документов. Для этого он создает запрос, где указывает требуемые характеристики информации, причем критерии отбора данных могут быть произвольными, все зависит от задач пользователя: он может запросить всю информацию о каком-либо одном объекте имущества или состав объектов, отвечающих набору заданных характеристик.

Рис. 5. Пример запроса

В ответ на запрос система сформирует отчет, где данные будут представлены в требуемом разрезе и по выбранной категории. Отчетность подготавливается стандартными средствами (таблицы, графические и картографические планы).

Рис. 6. Пример отчета

В заключение отметим, что процесс внедрения системы на основе технологии ®ICON3-C&C существенно упрощен, во-первых, за счет того, что интерфейс программы приближен по виду и функциональности к стандартным офисным электронным таблицам. В результате обучение пользователей работе с системой сводится к минимуму. Кроме того, установка компонентов системы не требует специализированных знаний и может проводиться самостоятельно.