Контроль над имуществом ®ICON3-PG

Владение, пользование или распоряжение большими объемами разнородного имущества связано с проблемой удержания этого имущества под контролем. В англоязычной терминологии эта проблема обозначается словом “governance”, которое, в свою очередь, определяется как “keeping under control”, т.е. «удержание под контролем».
Прежде всего, скажем несколько слов о том, что мы вкладываем в понятие контроля. Заметим, что наши взгляды на эту проблему отражают современные представления о контроле, распространенные в мировой практике ведения бизнеса.
Контроль понимается как возможность осуществления власти над чем-либо для достижения определенной цели. В качестве необходимой составляющей контроль включает в себя целеполагание (точное определение цели, которая должна быть достигнута в определенный отрезок времени). Второй аспект – это измерение того, что было достигнуто в заданный период времени и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами. Затем, по необходимости, могут предприниматься действия для коррекции отклонений от первоначального плана, при этом одним из вероятных действий может стать пересмотр целей, чтобы они стали более реалистичными и соответствовали новой ситуации.
Осуществление контроля требует принятия решений, т.е. выбора одной из альтернатив, чтобы определить, какое действие будет правильным и уместным в данной ситуации. Принятие решений связано с выявлением возможных рисков и способов реагирования на них, определением необходимых ресурсов, организацией работ, надзором за ходом их выполнения и др. Для принятия правильного решения руководство должно располагать актуальной информацией о контролируемом объекте (в данном случае – об имуществе), причем объекты имущества должны рассматриваться не изолированно, а как части единой системы. Кроме того, необходимо обладать данными о том, соответствует ли имущество и ситуации, в которые оно попадает, установленным правилам и ограничениям, как внутренним, так и внешним (такое соответствие по-английски обозначается термином “compliance”).
  Эти и другие особенности проблемы контроля над имуществом были учтены специалистами Verysell Иконтри при создании инновационной технологии ®ICON3-PG (®Icon3 Property Governance). Информационные системы, разрабатываемые на основе этой технологии, позволяют быстро и эффективно решать такие задачи, как обеспечение надлежащего использования, сохранности, развития имущества и др.
Для обеспечения контроля в технологии ®ICON3-PG используется оригинальная концепция управленческих ситуаций. Это универсальная модель, позволяющая описать ситуацию, в которой находится или будет находиться имущество. С помощью этой модели можно оценить сегодняшнее состояние и смоделировать ожидаемую ситуацию (т.е. описать то, что мы будем иметь по достижении желаемой цели). При этом под контролем оказываются не отдельные объекты имущества, а вся ситуация, в которой это имущество находится. Это позволяет осуществлять целенаправленную последовательную деятельность, способствующую переходу из текущей ситуации в желаемую.
Эта модель представляет собой следующую триаду:

Такая схема позволяет очень просто и в то же время достаточно полно и глубоко описать любую управленческую ситуацию.
В качестве объекта управления в данном случае выступает имущество, субъект – это тот, кто этим объектом управляет (человек, структурное подразделение и т.д.), отношение – то, что связывает субъект с объектом (аренда, права собственности и т.д.). При этом вся ситуация находится под контролем собственника (stakeholder).
С помощью этой триады описывается как исходная, так и желаемая ситуация.

Переход в целевую ситуацию осуществляется путем целенаправленного изменения субъекта, объекта и отношения. Рассмотрим, каким образом эти идеи реализуются в технологии ®ICON3-PG.
Очевидно, что для того, чтобы применить описанную модель для характеристики текущего состояния имущества, необходимо обладать достоверной и актуальной  информацией о нем. Для этого в качестве обязательной составляющей в информационные системы ®icon3 включены подсистемы сбора и консолидации данных. Эти подсистемы, разрабатываемые на основе технологии ®ICON3-C&C (®Icon3 Collection and Consolidation), позволяют постоянно обновлять контролируемые данные, а также обеспечивают корректность, непротиворечивость и полноту предоставляемой информации.
Собранные данные попадают в реестр, где они приобретают структуру, отражающую концепцию управленческих ситуаций. Каждый предмет, о котором собрана информация (структурное подразделение, тот или иной объект имущества и т.д.), получает уникальный реестровый номер и становится элементом реестра. Все элементы реестра занимают соответствующее место в триаде, описывающей управленческую ситуацию, т.е. выступают в роли субъекта, объекта или отношения, а значит, рассматриваются не изолированно, а как компоненты ситуации. Каждый объект имущества оказывается связанным каким-либо отношением с определенным управляющим субъектом, а полученные ситуации становятся предметом контроля.
Такая структура реестра позволяет не только хранить информацию и обеспечивать ее целостность, но и осуществлять проверку непротиворечивости и логичности данных и обеспечивать быстрый доступ к информации.
В реестре собранные данные складываются в модель текущей управленческой ситуации. Переход из настоящего состояния в желаемое осуществляется в  подсистеме управления имуществом. Процесс перехода обеспечивается применением управленческих воздействий, заключающихся в изменении субъекта, объекта и отношения.  Реализация этих воздействий проходит стадии планирования, организации и контроля. На этапе планирования определяется желаемое изменение компонентов управленческой ситуации.

Пример изменения субъекта ситуации – передача имущества от одного собственника к другому. Изменение объекта контроля происходит, например, в случае реструктуризации имущественного комплекса, а изменение отношения – при приобретении в собственность ранее арендуемого имущества.
При этом системой осуществляется ситуационный контроль ограничений. Поскольку управленческие ситуации взаимодействуют через общие элементы (субъекты и объекты), то их взаимодействие может ограничивать возможности управления. Например, общий объект является собственностью субъекта S1, арендован субъектом S2 и находится под арестом, наложенным субъектом S3. Продажа арестованного объекта может повлечь проблемы. Поэтому в системе установлено правило «если объект арестован, его продать нельзя».
После планирования управленческого воздействия наступает этап его организации, представляющий собой построение и реализацию управленческого процесса.

Во время совершения того или иного процесса среда может меняться (в том числе и под воздействием параллельно идущих процессов), поэтому в технологии ®ICON3-PG предусмотрена возможность адаптации процессов к изменяющимся условиям. 
После завершения процесса системой осуществляется контроль достижения цели. В результате анализа полученной ситуации могут последовать рекомендации по изменению управленческих процессов или пересмотру цели.

Доступ к возможностям системы предоставляется пользователям технологии ®ICON3-PG с помощью специального приложения – клиента подсистемы управления. Возможности этого приложения включают в себя ведение нормативно-справочной информации (НСИ), предоставление отчетности и осуществление регламентированного доступа к данным реестра, функциональности подсистемы управления и администрированию системы.
Описанная архитектура технологии  ®ICON3-PG представлена на рисунке:

Технология ®ICON3-PG успешно применяется для решения самых различных управленческих задач, одной из которых является реструктуризация имущественного комплекса. Описание решения этой задачи мы использовали для иллюстрации применения технологии ®ICON3-PG.  Это описание можно прочитать здесь